Já ouvi diversas vezes alguém responder quando questionado sobre a documentação do projeto: Temos sim, o cronograma. O Cronograma – visto por muitos como o documento que garantirá o sucesso do projeto – é de fato muito importante, mas longe de se ser o documento principal. De que vale terminar o projeto no prazo se o escopo não for entregue? Neste post vamos falar um pouco sobre ele.
Se me perguntarem: Se seu projeto tivesse um único documento, qual seria? Minha resposta seria: a EAP. A EAP representa o escopo do projeto ou todo o trabalho necessário para produzi-lo. Para acompanhar um projeto (simples) ele é a principal ferramenta, especialmente para verificar se todo o trabalho foi concluído.
O cronograma pode ser caracterizado como o “Escopo distribuído na linha do tempo”. Ele é um documento construído a partir do escopo do projeto, ou seja, construído basicamente a partir da EAP. Portanto, uma EAP mal construída ou um escopo mal definido resultará em um cronograma falho e consequentemente, problemas no projeto.
Aqui vão, 5 passos simples para a criação de um cronograma:
1 – Decomposição das Atividades: Para cada pacote de trabalho (o menor nível da EAP) realizar a decomposição das atividades. Ou seja, identificar todas as atividades (verbo) necessárias para produzir cada pacote de trabalho (substantivo).
2 - Seqüenciamento das Atividades: Identificar qual a relação de dependências das atividades, ou seja, qual a ordem natural e necessária para execução de cada atividade. Ex.: A atividade “Imprimir apostila” deve preceder atividade “Encadernar apostila”
3 – Análise e definição dos Recursos: Consiste em identificar os recursos necessários para realizar a atividade. Deve ser considerado todo insumo, equipamento, instalação e mão de obra para que a atividade possa ser executada e suas respectivas quantidades. Vale observar que se determinado insumo tenha necessidade de compra, uma atividade anterior deve existir para que este material, assim como o recurso humano, esteja disponível para a sua execução.
4 – Estimação de Duração: De acordo com os recursos disponíveis, deve ser feito a estimativa de duração da atividade. É importante considerar que determinadas atividades tem sua duração afetada conforme a quantidade de recursos. Ex.: 2 pintores levam metade do tempo para pintar uma parede. No entanto a relação de recursos e duração não é direta, assim como a quantidade de recursos está geralmente ligada ao custo do projeto.
5 – Criação do cronograma: Com estas informações mapeadas, apoiando-se nos demais documentos como calendários, restrições, orçamentos, marcos, premissas e etc, o cronograma pode ser gerado. Para esta atividade sugiro que uma ferramenta (software) seja utilizada. É perfeitamente possível fazer um cronograma sem uma ferramenta de software, mas isto se torna complexo, trabalhoso e mais sujeito a falhas. O Cronograma consiste em atribuir às atividade (já com recursos e duração), as suas respectivas datas de início e término onde consequentemente, resultará nas datas de início e término do projeto.
Esta é uma visão simplificada desta área de conhecimento (Gerenciamento de Tempo) que pode ser aplicada em projetos simples. Existem outras técnicas, ferramentas e regras que devem ser observadas para garantir o prazo de um projeto.
